Yota「やることが多すぎて疲れた、やる気が出ない」、「取り掛かっている作業があるのに、追加でやることが増える。。」そんなことって多いですよね。
何からやればいいかわからなくなったり、余計に時間がかかってしまいます。
その結果、焦ってしまい本来のあなたの良さが発揮できず、パフォーマンスが落ちてしまうのです。
人間は適度な緊張感（ストレス）のある時に、最高なパフォーマンスを発揮することが証明されています。
「ヤーキーズ・ドットソンの法則」というもので仕事やスポーツ、勉強など日常生活でもパフォーマンスを上げる上でかなり活用できる法則です。
ヤーキーズ・ドットソンの法則
心理学者のロバート・ヤーキーズとJ.D.ドットソンがネズミを用いた実験で発見した。学習活動に対する動機づけは適切なレベルにあることが必要であるとする理論。ソーンダイクやポストマンの実験により、学習作業等を行なう際、罰を与えなかったグループよりも、罰を与えられたグループの方が作業効率が高いということが判明した。ネズミを用いた実験を行うことで、動機づけには、罰やストレスなどの不快なものが一定量あったほうが、効率が上昇するという法則が判明した。
つまり、適度なストレス状態で作業をすることが一番効率を上げるためには良いのです。
しかしながら「やることが多い状態」、「やることが増える状態」ですと適度ではなく、短時間で強いストレス状態に陥ってしまいます。
強いストレス状態が続くと結果としてパフォーマンスが落ちるので、満足した作業量をこなせなくなってしまうのです。
今回の「やることが多すぎて疲れる」って仕事でもプライベートでも、サラリーマンでも主婦の方でも一度は直面したことのある問題だと思います。
こんな状態が続くと精神衛生的に良くないですし、悪循環に陥ると疲労が蓄積していきます。
悪化して「うつ病」に繋がるケースもあるので、必ず自分の中で改善策を持っていなくてはいけません。
そんな「やることが多すぎて疲れる」サイクルを断つための方法を話しつつ、明日から少しでも楽になってもらえたら幸いです。
「やることが多すぎる人」から抜ける３つの考え方
やることが多すぎて疲れたしまうケースは多いです。
しかしながら、少し考えを変えるだけでその状況を好転させることも可能です。
今回は仕事の質やスピードを上げ、満足した生活を送るために必要な考え3つを紹介します。
- 作業を見える化して優先順位をつける：重要な仕事を行い結果に繋げる
- 断ることを覚える：余分な仕事は行わない
- 生活習慣を見直し、生産性を上げる：パフォーマンスを上げる習慣を身につける
どれも今日からできることなので取り組んでみるといいですね。
①作業を見える化して優先順位をつける
「見える化」とは自分の作業量を具体的に把握させることです。
一人ですぐにできる簡単な方法としては「紙に全て書き出す」、「付箋を貼ってかんばんボードを作成する」などが挙げられます。
ポイントは自分の持っている作業を細かなことまで全部目に見える状態にすることです。
一旦、紙などに自分が持っている作業や業務を書き出してみましょう！
見える化ができたら
見える化ができたら、次に優先順位を決めます。
今日、「何が一番大切か終わらせないといけない作業か」をはっきりさせて作業の順番を決めます。
「今日必ずやること」→「明日までにやること」→「今週中にやること」
のように仕事の流れを把握することで自分の1日の動きを明確にすることができます。
イメージできることによって、時間配分や逆算して作業や行動を起こすことができるようになるので、無駄な作業がグッと減っていきます。
見える化ができたら、作業の優先順位を決める（並べ替えする）ことが大切です！
スマホでもパソコンでも使える優秀な無料ツールがあるのでご紹介します。
『Trello』というツールで作業の見える化と優先順位を手軽に短時間でできるツールです。
正直なところ使えるすぎる無料ツールなので誰にでもオススメしたいです。
こちらからHPを確認できます。
登録もすごく簡単で3分程度でツールを使い始めることができますよ！
使い方の記事も今後書いていきたいのですが、わかりやすく解説してある動画がありましたのでこちらもご覧ください。
私自身もアカウントを２つ作って仕事とプライベートで使い分けているのですが、かなり作業が進んでいます。
参考までにこちらから私が作った仕事用デモボードを見れます！
時間で区切ってリストアップしたり、カテゴリーごとに細かく分けても良いと思います。
チームで共有して作業もできるので、仲間内で作業する時もかなり使えますよ！
有料版だと「アップロードできるファイルのサイズがアップ」、「外部サービスとの連携」などの機能が付くのですが個人で使うのであれば必要ないかと思います。
やらないことを決めることも同じくらい大切！
やらないことを決めることも意識することも大切です。
多くの人がやらなくても良いことばかりに時間を費やしていて、本当にやらなくてはいけないことを見失っていると言われます。
アップルの創業者スティーブ・ジョブズも「やらないことを決める」をとても大切に経営を行なっていたことは有名な話です。
人間誰でも1日24時間しかないので、「自分が今やるべきこと」、「やらなくてもいいこと」を明確に線引きしていくことが非常に大切なんです。
なんでもやろうとしてしまうと、自分の軸がブレてしまうので最終的に自分の考えを持たない癖がついてしまいます。
やらないことってどうやって判断したらいいの？
やらないことやることを自分で考えられるようにするにはどうしたら良いのでしょうか？
判断すると時はこちらの3つを意識してみてください。
- その作業が100％今やるべきか自問自答する
- 1週間後の明確な目標を定める
- やらないことが悪いと思わない
その作業が100％今やるべきか自問自答する
成果を出している人は「今何をすればいいか」を常に意識しています。
意外と「心から今やるべきか？」と考えることで判断が容易になり、心が楽になりますし結果までのスピードが格段に上がります。
「やるべきか」、「やらないべきか」を自問自答して大切な作業を見失わないようにしましょう。
1週間後の自分の目標を定める
1週間後に頑張れば到達できそうな目標を設定することで、1週間後までのやらなくてはいけないことが明確になります。
時間配分がうまくなりますし、その目標に対して「やるべきか、やらないべきか」が見極められるようになります。
1週間後ではなくても3日後くらいのでもいいので短いスパンで目標を立てると、適度な緊張感を持っていられるので作業効率が上がります。
大きすぎる目標や目標の期間が長いとブレてしまいますので注意してください。
やらないことが悪いと思わない
やらないことが悪いと感じてしまう人は注意が必要です。
やらないことが悪いと感じて何でも引く受けたり、自分の力でなんとかしようと頑張ってしまうと余計に疲れてしまいます。
成果を出している人はやることを決めて、成果に結びつけることにフォーカスをしています。
自分が満足いく結果を得るためには、心構えとして「やらないこと」を悪いと感じてはいけません。
②断ることを覚える
やることが増える原因として、本当を嫌だけど上司から頼まれたから、先方から依頼されたからなど断りづらい状況から引き受けてしまうことって多いですよね。
内心では「嫌だな」、「無理だよ」って感じていても関係性を崩すことが怖くてついつい頭を縦に振ってしまう性格ではないでしょうか？
自分自身、重要だと思った作業に関しては引き受けることは大切ですが、あまりメリットのないことに関しては断るべきです。
しかしながら、そう簡単に言っても「上手く断れないよ。。」という方のためにやんわり断るコツをお教えします。
やんわり断るコツ
ただ単に「忙しいから無理です。」、「時間がないからできません。」では通用しませんよね。
相手との関係を保ちつつ、上手に断る方法としてはこちらの３つを意識してみてください。
- 曖昧な回答をしない
- なぜ無理なのかをわかりやすく説明する
- 代替え案を提案する
曖昧な回答をしない
曖昧な回答は相手にとっても自分にとっても全くメリットのないことです。
相手に「引き受けてくれるみたい」と誤解を与えますし、うやむやにして断ると信用問題に繋がります。
まずは相手の依頼内容をしっかり聞いた上で「大変申し訳ないですが、、」、「すみませんが、、」と謝罪の気持ちを表しつつ、「引き受けられません。」と伝えましょう。
「お声がけいただき大変嬉しいのですが、、」、「ありがたいお話ですが、、」など感謝の気持ちを一緒に伝えると印象を悪くせず断ることができます。
「ありがたいお話ですがすみません。OOな為、今回は引き受けられません。」などシンプルに伝えると良いでしょう。
なぜ無理なのかをわかりやすく説明する
相手に誤解を与えないようにシンプルに無理な理由を伝えます。
①の作業の見える化、作業の優先順位が付いている状態ですと、「OOの作業、業務の期限が迫っているため」、「立て込んでいるため」と伝えることがベストです。
しかしながら、仮に自分の手が空いていてもやりたくない作業、断りたい依頼ってあると思います。
そういった場合は、「OOは私は苦手（あまり知識がなく）でOOさんの期待に添えられそうにないので、別の機会でご協力させてください。」と丁寧に伝えましょう。
代替え案を提案する
丁寧に断った上で、代替え案を提案することをさらに印象をよくするコツです。
「今週中は立て込んでいますが、来週O日以降であればお引き受けします。」、「OOさんにできないか確認してみます。」など協力する姿勢を見せると悪い印象どころか、良い印象を与えることが可能です。
ちょっとした気遣いや行動をプラスするだけで、自分も相手も嫌な思いをしない断り方ができます。
③生活習慣を見直し、生産性を上げる
やることが多い場合は、自分のパフォーマンスを上げて生産性を高めることが大切です。
そのためには生活習慣を整えることが大切です。
こちらの生活習慣を意識することで心身ともに良い状態、疲れにくい状態で作業をこなすことが可能になります。
- 7時間程度の睡眠を毎日確保する
- 姿勢を良くし、時々深呼吸してリラックする
- 野菜とタンパク質中心のバランス良い食事を取る
- 体温を下げないように服装や飲み物に気を配る
- 毎日少しでも歩く癖をつける
- こまめに水分補給をする
- お菓子や甘いものを食べ過ぎない
この中でも特に「睡眠」が大切でアメリカでは睡眠不足が毎年1,000億ドルの損失を被ると言います。
睡眠不足は自律神経に大きく影響を及ぼすので、精神的にも体力的にも大きく関係しています。
個人差もありますが現在人は慢性的な睡眠不足と言われているので、睡眠時間を確保した生活にシフトしていくと作業効率は格段に高まるでしょう。
多くても良いわけではないので7〜7.5時間を目安として睡眠を取ってみてください。
今回は以上になります。 別の記事も読んで頂けたら嬉しいです。ありがとう御座いました。
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